2022年4月7日，國家檔案局發(fā)布公告，經(jīng)全國檔案工作標準化技術(shù)委員會審查通過，并經(jīng)國家檔案局批準，《電子檔案單套管理一般要求》DA/T92-2022（以下簡稱“《要求》”）自2022年7月1日起實施。《要求》是我國檔案行業(yè)首個針對電子檔案單套管理而制訂的標準，它的發(fā)布實施，是國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略、檔案信息化建設、檔案數(shù)據(jù)賦能、檔案管理提質(zhì)增效等要素共同作用的產(chǎn)物。

《要求》制定的背景

在新修訂的《中華人民共和國檔案法》中，相關章節(jié)條款明確規(guī)定了傳統(tǒng)載體檔案、電子檔案法律效力等內(nèi)容，如新增第五章“檔案信息化建設"為電子檔案單套制提供制度、系統(tǒng)、資源、安全建設等方面保障。又如第三十七條規(guī)定"電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用"；第三十八條規(guī)定“國家鼓勵和支持檔案館和機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織推進傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化"等，這些法律條款為電子檔案管理提質(zhì)增效、降低成本、創(chuàng)新發(fā)展提供有力支持，并為開展電子檔案單套制管理提供了法律依據(jù)和堅實基礎。

《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》提出完善檔案法規(guī)制度和標準規(guī)范加快檔案信息化建設，加大對不同業(yè)務領域的檔案標準供給，重點推進電子檔案等標準供給。加快檔案資源數(shù)字轉(zhuǎn)型，逐步建立以檔案數(shù)字資源為主導的檔案資源體系，大力推進“增量電子化”，促進各類電子文件應歸盡歸，電子檔案應收盡收。加強電子文件歸檔和電子檔案移交接收，全面開展電子檔案移交接收工作，實現(xiàn)電子檔案應收盡收。

《要求》的主要內(nèi)容

第1章 范圍。確立了電子檔案單套管理的基本原則,規(guī)定了實現(xiàn)單套管理需要在制度建設、系統(tǒng)建設、資源建設與管理、安全管理等方面達到的要求,提出了可行性評估的方式、方法。適用于機關、團體、企事業(yè)單位和其他組織對電子檔案單套管理,以及對本單位實行電子檔案單套管理的可行性評價。

第2章 規(guī)范性引用文件。引用文件陳述及說明，引用國家標準8個，行業(yè)標準5個。

第3章 術(shù)語和定義。給出了電子文件、電子檔案、電子檔案單套管理、辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng)、電子檔案管理系統(tǒng)、元數(shù)據(jù)、電子簽名8個術(shù)語和定義，便于《要求》的理解和執(zhí)行。

第4章 總體原則和要求。規(guī)定了5個原則：整體性原則、來源可靠原則、程序規(guī)范原則、要素合規(guī)原則、安全管理原則。

第5章 前置性條件。規(guī)定了開展電子檔案單套管理應具備的5項原則：安全可信的系統(tǒng)或電子設備、信息化基礎設施和必要的管理制度與規(guī)范、經(jīng)費和人員配備、部門建立工作協(xié)調(diào)機制、完善的培訓機制。

第6章 制度建設要求。主要包括：建立相應的管理制度、技術(shù)和工作規(guī)范體系，保證各類系統(tǒng)充分支持對電子檔案進行全過程管理的需要；制定管理制度的要求；技術(shù)和工作規(guī)范要求。

第7章 系統(tǒng)建設要求。分別明確了辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng)建設要求，電子檔案管理系統(tǒng)建設要求，相關系統(tǒng)部署和銜接要求。

第8章 資源建設與管理要求?！半娮游募纬膳c歸檔要求”規(guī)定了電子文件形成和流轉(zhuǎn)過程中的要求，格式要求，整理、封裝及存檔信息包的要求，歸檔要求?！半娮訖n案管理要求”規(guī)定了電子檔案存儲、管理、利用、鑒定、移交的相關要求。

第9章 安全管理要求。“系統(tǒng)安全”，依據(jù)不同網(wǎng)絡類型建設不同等級安全系統(tǒng)、在系統(tǒng)中落實信息安全技術(shù)，實施有效人員管理、落實安全應急管理?！按鎯εc備份”，建立規(guī)劃、建立不同的存儲空間、存儲格式要求、多種備份方式、備份與恢復能力?！稗D(zhuǎn)換與遷移”，制定轉(zhuǎn)換與遷移策略、格式轉(zhuǎn)換、基礎設施和存儲設備遷移和更新?！鞍踩珯z測”，進行“四性”檢測，存儲狀況監(jiān)控和警告，系統(tǒng)、服務器、網(wǎng)絡設備、存儲設備及安全管理設備等軟硬件檢測?！皩徲嫺櫋保徲嬛贫?、記錄審計跟蹤事件信息、審計跟蹤日志管理。

第10章 可行性評估。評估指標劃分為5個一級指標、13個二級指標、26個三級指標。本單位自評通過后再向同級檔案主管部門提出評估申請。所有三級指標評估結(jié)果為“通過”視為通過可行性評估,可開展電子檔案單套管理。每三年至少進行一次復評，單套管理系統(tǒng)環(huán)境或應用發(fā)生重大改變，立即進行復評。

總結(jié)

《要求》遵循《中華人民共和國檔案法》關于電子檔案管理的基本原則，結(jié)合電子文件與電子檔案管理、數(shù)字檔案館(室)建設等相關標準、規(guī)范，規(guī)定了實現(xiàn)電子檔案單套管理的管理要求與技術(shù)要求，有助于解決我國電子檔案管理面臨的困境，切實推動電子檔案單套管理步入正軌、有效運行,加快推進電子檔案管理創(chuàng)新發(fā)展?！兑蟆穼⑦M一步降低電子檔案資源采集、管理、利用成本，提升電子檔案資源效益，實現(xiàn)數(shù)字環(huán)境下檔案工作“為黨管檔、為國守史、為民服務”宗旨，提供明確的規(guī)范和指引。