1、前期工作關鍵性文件不齊全、用復印件歸檔，正件與附件分離。如某一項目招標過程資料漏缺、工程建設合法性審批文件原件沒有歸檔等。

2、建設管理程序手續(xù)資料不齊全或未辦理。如監(jiān)理單位現(xiàn)場機構總監(jiān)或施工單位項目經理、總工(技術負責人)與投標文件人員不一致時沒有辦理變更手續(xù)；監(jiān)理人員資格不符合規(guī)定或變更不符合要求；施工單位未按投標文件配備相應專業(yè)人員或不具備相應資格條件的人員。監(jiān)理、施工單位(承包人)內部印發(fā)項目現(xiàn)場機構和人員及印章啟用文件，代替主送建設單位的項目現(xiàn)場機構和人員及印章啟用文件，未按合同要求授權，導致其簽發(fā)簽證蓋章的文件資料在發(fā)生合同糾紛時沒有法律效力。

3、合同協(xié)議，特別是附屬工程或子項目合同，不規(guī)范、條款不詳細、基本要素不齊全等。如某施工單位某租賃合同沒有合同編號、簽訂日期、開戶銀行、甲乙方賬號、頁碼、騎縫章，聯(lián)系電話和地址不全。

4、有關會議紀要、文件、大事記、照片檔案、日志的內容不規(guī)范不詳細。如單位名稱不是標準的、非規(guī)定的簡稱；“會議室”沒有特指；姓名職務用簡稱，如“呂總”、“陳工”、“張局”、“王書記”，姓名錯別字；語法用詞欠妥等；有關會議、圖紙會審、驗收等簽名表中，填寫單位名稱是非規(guī)定的簡稱或不填寫、職務／職稱或聯(lián)系電話填寫不全或沒有填寫等等；照片的文字說明中事由、時間、地點、人物姓名、背景和攝影者不詳細和不齊全。

5、施工組織設計、專項施工方案、施工措施計劃、度汛方案、變更實施方案、災害應急預案、專項檢測試驗方案等申報表及批復表的意見簡單、日期不合理、一式多份內容不一致等等。如申報表施工單位申報和監(jiān)理單位簽收、批復表監(jiān)理單位批復和施工單位簽收的4個日期為同一天或相隔1天；監(jiān)理單位批復日期在施工單位申報日期之前；個別是批復表監(jiān)理單位批復和施工單位簽收日期相隔一個月。監(jiān)理意見簡單，甚至就是一句話：同意該方案。

6、原材料／中間產品進場報驗單附件質量檢驗合格證明、使用說明書、許可證、認證證書等相關材料不齊全、時序不合理、或未檢測先批準使用。如缺廠家合格證、廠家檢驗報告；水泥物理性能(28天)檢驗報告日期在監(jiān)理批復日期之后；產品進場日期在產品生產、發(fā)貨日期之前。也曾發(fā)現(xiàn)某工程混凝土配合比報告單施工單位申報日期和監(jiān)理單位批復日期均在減水劑檢驗報告日期之前。

7、單元(工序)工程質量檢驗評定與驗收、監(jiān)理旁站巡視記錄、跟蹤檢測平行檢測、重要隱蔽(關鍵部位)單元工程分部工程單位工程專項階段驗收等等資料中時序與工程實施時序不相符，不符合邏輯關系，或填寫不規(guī)范齊全。如某記錄中，只填數(shù)據(jù)，沒有結論意見；有涂改現(xiàn)象，沒有簽名確認。

8、各種承包人常用表格和監(jiān)理機構常用表格填寫不規(guī)范、附件不齊全、缺簽名或日期等等。如《合同工程開工通知》承包人簽收人沒有簽名和簽日期(注：易引起工期糾紛)；《施工測量成果報驗單》附件現(xiàn)場測量記錄表沒有監(jiān)理單位簽名和簽日期；申請表與批復表的項目名稱、分部工程名稱、事項不一致，內容前后矛盾不真實、相關數(shù)據(jù)不對應、相關數(shù)量不相符，附件資料不齊全、漏缺錯亂，辦理日期時序顛倒、不符合邏輯，等等。

9、施工日志、監(jiān)理日志填寫不規(guī)范不詳細，某一事項的時間、地點、工程部位、事項性質描述等出現(xiàn)較明顯的差異。同一天實施內容不一致或同一事項記錄日期不一致，甚至涉嫌事后編寫行為。如：“基坑抽水”，沒有說明在何處抽水、幾臺機、功率、時間？易引起計量與否糾紛；“驗收”，沒有說明何處某事項驗收、驗收結果等；也存在日志記錄人沒有簽名、由他人冒名代簽、或打印姓名不補手工簽名、或打印日志一天多頁只在最后一頁簽名等等。

10、某一事項檢查、巡查、稽查，提出的問題、整改方案、落實情況、反饋意見等等資料文件，有始無終，或不齊全，文件材料不閉環(huán)，或敷衍塞責，內容表達不全面不完整。

11、各種技術、方案、管理等報告扉頁不規(guī)范，沒有編制、核對、審查、審定、批準等人員姓名及其相應簽名，沒有日期，甚至未蓋公章。

12、某一事項資料報告存在多種版本或某一事項多份表格中簽署內容不一致。

13、文件、表格、報告資料中的單位蓋章不規(guī)范，存在漏蓋章，公章位置不合適、不端正、不清晰、重影、殘缺等。

14、有關表格資料中的書寫筆跡(包括簽名和簽日期)不規(guī)范，筆跡潦草難辨認、隨意涂改，使用純藍墨水、圓珠筆、鉛筆等不耐久字跡現(xiàn)象，漏簽名、代簽名、缺簽日期，等等。

15、工程變更手續(xù)不規(guī)范、簽證不完整齊全、依據(jù)不充分等。

16、工程合同款項支付手續(xù)、附件簽證不完整、不齊全、不規(guī)范。

17、會計憑證報批手續(xù)、票據(jù)、附件等不齊全、不規(guī)范。

18、紙張規(guī)格要求不統(tǒng)一、裝訂不規(guī)范耐久性差、用筆不符合要求。